Studija slučaja: Proces zapošljavanja i optimizacija

Jedna od najbitnijih i na prvi pogled možda najlakših stavki u procesu funkcionisanja bilo koje organizacije je zapošljavanje. Nekima naizgled poprilično jednostavan korak, a ustvari od krucijalnog značanja za dalje delovanje koji utiče na celokupno poslovanje, je mnogo više od prostog odabira osobe koja je najkompetentnija na papiru i koja karakterno odgovara senzibilitetima kompanije i tima u kojem bi radila.

Ovo je uočilo i rukovodstvo iz jedne brzo rastuće tehnološke kompanije specijalizovane za AI rešenja. Oni su razumeli potrebu za visokoperformativnim pojedincima koji poseduju potrebne tehničke veštine, naravno, ali i jake interpersonalne osobine i liderski potencijal. Njihov cilj je bio da zadrže svoju konkurentsku prednost time što će osigurati da zapošljavaju baš takve pojedince.

U prevodu, kompanija je želela da unapredi svoj proces zapošljavanja kako bi obezbedila da se odabere najbolji kandidat za svaku poziciju.

Tu smo se susreli sa nekoliko izazova:

Visoka stopa fluktuacije – Iako su zapošljavali kandidate sa jakim biografijama, mnogi zaposleni su napustili kompaniju u prvih godinu dana, navodeći kao razloge nesklad u kulturi ili nedostatak interpersonalnog usklađivanja sa timovima.

Ograničeni prediktivni uvidi – Postojeći proces zapošljavanja oslanjao se uglavnom na intervjue i tradicionalne testove, koji nisu adekvatno predviđali dugoročne performanse na poslu ili usklađenost sa timovima.

Neefikasna selekcija – Sa velikim brojem kandidata bilo je teško proceniti da li kandidat poseduje pravu kombinaciju tehničke stručnosti i mekih veština potrebnih za liderske pozicije i saradnju u inovativnoj kompaniji.

Assessment Systems Adria im je, kao rešenje, predložio integraciju:

• Hogan Assessment procena ličnosti za procenu potencijala, razvojnih oblasti, motiva i vrednosti
• Kognitivnih testova za procenu kognitivnih sposobnosti, uključujući rešavanje problema
• Centara za procenu za simulaciju realnih radnih scenarija i procenu interpersonalnih, odlučivačkih i liderskih sposobnosti

Kombinacija ovih alata i rešenja bi poboljšala tačnost zapošljavanja, smanjila stopu fluktuacije, i unapredila timsku dinamiku.

Zašto smo predložili ovaj pristup?

Hogan  procene

Hogan metodologija se široko koristi za procenu svakodnevnog ponašanja kandidata i procenu razvojnih oblasti u karijeri.

Hogan Inventory of Personality (HPI): Procena svakodnevnih ponašanja koje utiče na performans, kao što su ambicija, rezilijentnost, sklonost ka strateškom razmišljanju i dr.

Hogan Development Survey (HDS): Identifikacija potencijalnih izazova koji mogu nastati pod stresom, kao što su sklonost ka rizicima, otežano donošenje odluka, sklonost ka mikromenadžmentu I dr.

Motives, Values, Preferences Inventory (MVPI): Procena vrednosti kandidata, kako bi se razumeo njihov motivacioni sklop i da li će biti motivisani vrednostima organizacije.

Rezultati će pomoći kompaniji da proceni usklađenost sa kulturom, liderski potencijal i ponašanje u stresnim situacijama.

Kognitivni testovi

Kognitivne sposobnosti su ključne za pozicije u tehnološkoj industriji i AI rešenjima. Test sposobnosti će biti integrisan u selekcioni proces kako bi se procenile:

• Sposobnost rešavanja problema
• Numeričko i logičko razmišljanje
• Brzina u proizilaženju pravih rešenja

Ovaj test će služiti kao objektivna mera da se osigura da kandidati poseduju neophodne intelektualne sposobnosti za obavljanje posla. Dizajniran je da proceni kognitivne sposobnosti kandidata potrebne za uspeh u kompleksnim i brzim radnim okruženjima.

Centar za procenu (Assessment Centar)

Centar za procenu je simulacija dana u životu tipičnog zaposlenog. Kandidati su upitani da završe seriju vežbi koje imitiraju stvarne radne scenarije. Ove vežbe su uključivale:

• Grupne diskusije: Procena timske dinamike, liderskih sposobnosti i veština komunikacije
• Vežbe u okviru vremena: Testiranje sposobnosti za upravljanje vremenom, prioritetizaciju i rešavanje problema
• Igre uloga: Kandidati preuzimaju ulogu lidera ili menadžera kako bi procenili njihovu sposobnost donošenja odluka i rešavanja konflikata.
• Prezentacijske veštine: Kandidati prezentuju rešenja za hipotetičke probleme, pokazujući sposobnost jasnog i ubedljivog komuniciranja.

Cilj Centra za procenu je da pruži realističnu sliku o tome kako kandidati funkcionišu u situacijama koje odražavaju svakodnevne izazove radne pozicije.

Implementacija ovog rešenja se odvijala kroz četiri etape, počevši sa pokretanjem pilot programa za visoko prioritetnu poziciju (Senior Developer). Pilot program je obuhvatao 10-15 kandidata i tim za zapošljavanje koji je upoređivao rezultate novog procesa sa prethodnim procesima zapošljavanja.

Zatim je usledila podrška ključnih stakeholder-a, gde je tim procenjivača iz Assessment Systems Adria usko sarađivao sa HR timom organizacije, menadžerima sektora i rukovodstvom, kako bi osigurao podršku i jasno postavio očekivanja za svaku fazu novog procesa.

Da bi se stvorila transparentnost i obezbedilo potrebno vreme da kandidati razumeju alate za procenu, sledeći korak je bila komunikacija sa njima. Oni su unapred obavešteni o procesu i dobili su sve potrebne resurse da bi se pripremmili za različite elemente zapošljavanja.

Poslednji korak je bilo prikupljanje podataka i analiza istih. Procenjivači iz Assessment Systems Adrie, HR tima same organizacije i menadžera sektora su analizirali podatke iz Hogan procena, kognitivnih testova i Centra za procenu. Svaki kandidat je procenjen holistički, uzimajući u obzir lične osobine, kognitivne sposobnosti i ponašanje demonstrirano u Centru za procenu.

Rezultati pilot faze

• Bolja usklađenost sa poslom – Kandidati izabrani kroz integrisani proces pokazali su značajno bolju usklađenost sa poslom u odnosu na prethodne selekcije. Zaposleni koji su prošli kroz celokupni proces procene bolje su se uklopili u kulturu kompanije i pokazali visoke performanse u tehničkim zadacima, kao i u timskoj saradnji.
• Smanjena stopa fluktuacije – Nakon šest meseci od pilot programa, stopa rotacije za zaposlene koji su prošli kroz novi proces bila je niža za 25% u odnosu na prethodno zaposlene. To je pripisano boljoj usklađenosti sa kulturom i tačnijem predviđanju potencijalnih problema na poslu.
• Unapređeni liderski i timski rad – Centar za procenu otkrio je liderski potencijal i sposobnosti za timsku saradnju koje nisu bile očigledne kroz biografije ili intervjue. Mnogi kandidati koji su pokazali jake liderske veštine u rolama igrajući uloge lidera ili menadžera nastavili su da preuzimaju ključne liderske pozicije i doprinose uspehu projekata.
• Efikasniji proces selekcije – Vreme provedeno na intervjuima i dodatnim sastancima smanjeno je za 30%. Sa većim brojem podataka iz standardizovanih procena i simulacija, zaposleni zaduženi za procese selekcije su se osećali sigurnije u donošenju odluka u procesu.

Izazovi i preporuke

Integracija sa postojećim sistemima

Jedan od izazova u pilot fazi bio je integrisanje novih alata za procenu sa postojećim HR softverima. Kompanija je morala da prilagodi sisteme za obradu podataka i izveštavanje kako bi obuhvatila različite procene.

Preporuka: Uložiti u HR softver koji može da rukuje kompleksnim podacima o proceni i omogući lako izveštavanje i analizu kroz različite alate.

Visoki troškovi i vreme trajanja procesa

Uvođenje kompleksnog procesa zapošljavanja koji uključuje Hogan testove, kognitivne testove i Centar za procenu može biti skupo i vremenski zahtevno, kako za kandidata, tako i za organizaciju. Troškovi testova, organizacija i logistika Centra za procenu, kao i vreme koje kandidati provode u različitim fazama, mogu postati prepreka, posebno za kompanije sa velikim brojem prijavljenih kandidata.

Preporuka: Kako bi se smanjili troškovi i vreme, preporučuje se da se proces selekcije prilagodi prema vrsti pozicije i prioritetima kompanije. Na primer, za visoko specijalizovane pozicije koje zahtevaju detaljnu procenu ličnosti i sposobnosti, ceo proces može biti primenjen, dok za manje kompleksne pozicije može biti smanjen broj testova ili skraćeno trajanje Centra za procenu.

Zaključak:

Korišćenjem kombinacije testova ličnosti, kognitivnih testova i simulacija u stvarnim situacijama, kompanija je uspela da donese informisane odluke koje su bile u skladu sa potrebama posla i kulturom kompanije. Uz nastavak usavršavanja, ovaj pristup bi mogao biti proširen na različite pozicije unutar kompanije, čime bi se dalje unapredila strategija zapošljavanja.

Kako osigurati da se ovi pozitivni rezultati ponove pri svakoj narednoj odluci o zapošljavanju?

Nakon završetka pilot faze, obavezno sledi prikupljanje povratnih informacija od kandidata o njihovom iskustvu. To pomaže da identifikujemo moguće slabosti u procesu i izvršimo potrebne korekcije, kako bi iskustvo za buduće kandidate bilo što pozitivnije.

Kada pilot faza pokaže uspeh, implementacija novog procesa se širi na dalje relevantne pozicije u organizaciji. Razvijte plan za prošireno sprovođenje koji uključuje resurse, rokove i odgovorne osobe za svaku fazu. Uključite sve relevantne timove (HR, menadžment, odeljenje za obuku) kako bi se osigurala uspešna tranzicija.

Započnite kontinuiranu evaluaciju procesa zapošljavanja i procene nakon što je process implementiran na široj osnovi. Kroz redovne analize performansi novozaposlenih i povratne informacije od kandidata, možete stalno usavršavati metodologiju i prilagoditi je potrebama organizacije i tržišta rada.

Postavite jasne smernice i pružite kandidatu sve potrebne informacije o procesu zapošljavanja. Budite transparentni o tome šta se očekuje u svakoj fazi i kako će njihovo iskustvo biti procenjeno. Transparentnost ne samo da poboljšava iskustvo kandidata, već stvara i poverenje u vaš proces zapošljavanja.

Suočavate se sa sličnim izazovima?

Vaš tim. Naša ekspertiza. Spremni kad vi budete.